【チェックリスト付き】ウェビナー開催 完全ガイドブック

2020年以降の外出自粛期間よりオンラインイベントの開催が活発になり、中でも気軽に参加・開催ができるウェビナー(Web+Seminarの造語でWebinar)への注目が集まっています。
この記事では、ウェビナー(オンラインセミナー)施策を始めたい人向けに、開催前の企画準備から開催後のフォローまで一連の流れを解説します。
また、ウェビナー開催のチェックリストも無料で配布しておりますので、ぜひこちらも合わせてご活用ください!

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ウェビナー施策全体の流れとスケジュール感

ウェビナー施策は主に「企画・準備・集客・運営(開催当日)・フォロー」の5フェーズに分けることができます。

ウェビナー企画のスケジュール間

開催自体は難しくないですが、細かい作業が多く発生するため、開催頻度が多くなればその分業務の管理も複雑になります。
また、コンテンツの内容が良くても申込者への対応が疎かになってしまったり、必要な業務を怠ってしまうと、次回以降参加してもらえないなどの事態になりかねません。

以下のようにチェックリストを作って必要な業務を管理するなど、業務をマニュアル化・テンプレート化することで、安定した集客や業務効率化につながるため、ウェビナーを実施する際はチェックリストも併せて制作しましょう。

ウェビナー企画 チェックリスト

企画

企画フェーズでは、開催の目的やターゲットとなるリードのペルソナを決定し、そのペルソナの属性やニーズに合わせてセミナーテーマや開催時間といったことを決めていきます。

開催目的を決める

ウェビナーテーマや話す内容は、目的と訴求するターゲットによって変わってくるため、企画の前にまずは開催の目的とターゲットを決めましょう。

▼主な開催目的

  • 新規リード獲得
  • ナーチャリング(リード育成)
  • 自社サービス紹介、勉強会
  • ユーザー交流 など…

また、目的に合わせてKPI設定をすることで、ウェビナーの成果確認がしやすくなります。
KPI設定はセミナーごとでも良いですが、会社やマーケティングチーム全体の目標値(KGI)から逆算して行うことで、ウェビナーごとの成果を細部まで可視化しやすくなり、次回にも活かしやすくなります。
代表的なKPIについて、以下で解説していきます。

リード獲得数

自社製品の認知度向上やアプローチしたいターゲット企業リストを確保したいなどの目的を持っている場合、リード獲得数をKPIとして設定すると良いでしょう。
また、ターゲット業種・業界のリードの方が受注や商談に繋がりやすいため、獲得したリードが自社のターゲットに該当するかどうかのチェックは忘れずにしましょう。

有効リード(MQL)数

有効リードとは、特に自社が自社のターゲット企業やニーズがあるなど、積極的にアプローチしたいリードのことを指します。
これらは他のリードと比べ、商談や受注に繋がる可能性が高いため、ウェビナー終了後にインサイドセールスやフィールドセールスが優先的にフォローをしていく必要があります。
例えば、ウェビナー視聴やアンケートへの回答などのアクションがこれに該当します。

商談件数・受注件数

ウェビナーの開催目的がリード獲得だけだと思っている方も多くいますが、そのウェビナーから「どれくらい商談創出できたか」「受注金額はいくらか」まで追うことも、成果を確認する上で重要な指標です。
特に既存顧客の興味関心度合いを深めることを目的としたウェビナーの場合、視聴者の温度感をどれくらい高められたか測定するために、商談件数を重要KPIとして設定することもあります。

また、ウェビナーをきっかけに商談が成立した場合、そのウェビナーは顧客のニーズと自社の提供する価値がマッチするテーマだったということの証明にもなります。それらのデータが集れば、より商談や受注に繋がりやすいテーマのウェビナーを企画することも可能になるでしょう。
多くの場合、受注に至るまでの期間は長いため、受注件数をKPIに設定する場合は、数ヶ月単位で成果を追い続ける必要があることを忘れないようにしましょう。

視聴率・アンケート回答率・セミナー満足度

当日の視聴率、アンケート回答率、満足度は、ウェビナーの質を測ることに適した指標です。質を追い続けることで、有効リードの創出や集客力に効果が出るような改善策が見えてきます。
もし、視聴率が低かったのであれば「開催時間や曜日は適切だったのか」「規模の大きい裏番組はなかったか」などを調べてなるべく原因を特定しましょう。

満足度が低い場合は「ターゲットの課題と内容がマッチしていたか」「わかりやすい内容だったか」など、ユーザー目線で問題点を探してみましょう。
また、アンケートの回答率は登壇者やチャットによる呼びかけ、終了後に自動で画面が切り替わる仕組みなどを作ることで、一定数の回収は期待できます。

ターゲットを明確にする

より精度の高い集客につなげるためには、ターゲットを絞り、申し込んでもらいたい見込み顧客像を明確にする必要があります。そのためには、マーケティングのペルソナ設定が役立ちます。ペルソナ設定は主に以下の2軸で考えることが多いです。

▼企業/個人属性軸 ▼課題軸

・業界、業種

・企業規模(従業員数)

・売り上げ

・役職

・職種

・○○領域に抱えている悩み

・検討フェーズ

・今後の目標

また、普段から顧客との接点を持っている自社の営業担当者に、見込み顧客の特徴や抱えている課題とニーズについて聞き出すことで、自社のターゲット層がより明確になります。

開催日時を選定する

開催する曜日や時間帯によっても申込人数・視聴率は変わってきます。アイティメディア株式会社の調査によると、「火曜~木曜」「13時~15時」が最も多く開催されている日時との結果が出ており、これらの時間帯は他の日時よりも集客が見込める傾向にある可能性が高いと言えます。

出典:【アイティメディア】2022年1月-ウェビナー施策に関するアンケート調査

ちなみにスマタイを運営しているSALES ROBOTICSでは、営業・マーケティング部門を主にターゲットとしており、申込人数が最も多い曜日と時間帯は、火曜日と金曜日の13時〜15時という傾向があります。
ただし、これらのデータは全ての業種・業界に当てはまるわけではないので、運用し始めの段階では様々な時間帯で開催し、最も集客数が良い曜日・時間帯を把握していくことが重要です。

ウェビナーのテーマを決める

ウェビナーのテーマは、開催目的やペルソナの課題、ニーズを想定して決定します。
例えば、リード獲得型のウェビナーであれば、自社が解決・支援できる課題や領域をテーマにすることが多いです。
テーマを決めるうえで重要なことは「顧客目線」です。「自分たちが紹介したいこと」ではなく「ユーザーが知りたいこと」を発信できるかどうかを意識しましょう。特に、WEB上で収集できる情報ではなく、ウェビナーに参加しないと知ることのできない二次情報を伝えられるかがポイントです。

テーマがなかなか決まらない場合は、業界のトレンドや競合他社のテーマ・キーワードからヒントを探してみましょう。

登壇者を選定し、資料を作成する

ウェビナーテーマに合わせて登壇者を選定することでクオリティやリアリティさが増し、視聴者の満足度向上に繋がります。
また、登壇資料についても登壇者本人に制作してもらうことで、話に一貫性が出たり具体的な事例なども紹介しやすくなります。もしウェビナー担当者が資料作成するならば、きちんと登壇者と認識のすり合わせを行う必要があります。場合によっては、ラフ版は登壇者本人に制作してもらい、情報やデザインを整える作業はウェビナー担当者が進めるなど、柔軟に対応しましょう。

それぞれのポイントについては以下で解説します。

登壇者選定のポイント

登壇者選定のコツは、ウェビナーテーマの領域で働いている人や過去の経験、知見のある人を選ぶことです。現在進行形で業務にあたっている人の「生の声」を聞きたいというユーザーも多いため、できる限り現役で活躍している人に登壇してもらいましょう。
ただし、役職がついていない登壇者の場合、ユーザーによっては説得力に欠けると判断する人もいるため注意が必要です。

以下の表で、テーマごとに相応しい登壇者を確認できます。
当社は組織/KPIなどの業務設計の内容は役員クラス、現場業務の内容はマネージャー、部長クラスといった分類をしています。

テーマ別 登壇者選定例
ウェビナーテーマ おすすめ登壇者(役職) ターゲット層
組織レベルの運用ノウハウ 役員クラス以上 経営者、役員クラス
部門レベルの運用ノウハウ 役員、現場マネージャークラス以上 部長クラス(部門責任者)以上
現場レベルの運用ノウハウ 現場マネージャー、リーダークラス以上 部門責任者や担当者、現場社員

登壇資料作成のポイント

ウェビナーテーマに合わせて「ユーザーの知りたい内容」を現場目線で解説することがポイントです。
また、視聴者が「ウェビナーで何を得られるのか」を明確にし、全体の構成や伝えたい内容を整理していきましょう。

▼資料作成のポイント(チェックリストより抜粋)

  • セールストークではなく、有益な情報を持ち帰ってもらうことを意識
    (自社に持ち帰ってもらい、実践できるような内容)
  • 起承転結を意識
  • 数字で表せる部分は数字で記載
  • 1枚のスライドに1つの情報
  • 文字の大きさは20pt以上を推奨
  • 図や表を活用し、視覚的に理解しやすくする
  • 資料のデザインはCanvaなどの外部サイトのものを活用すると簡単

準備

ウェビナーの企画が済んだら、開催にあたって必要な準備を行いましょう。オフラインのセミナーとは異なり、会場設営などの準備は不要ですが、配信環境や申し込み用フォームの準備はウェビナー開催の条件となるので、設定漏れがないかしっかりと確認しましょう。

ツールと配信環境の設定

配信ツールは機能・規模・料金の3つのポイントを抑えて選ぶことが一般的です。
主に活用する機能としては、画面共有、チャット、視聴者情報の管理、Q&Aやアンケート、録音録画などがあります。

また、ツールによっては、一度に参加できる人数や配信時間に制限がある、もしくは様々な料金プランがある場合があるため、詳しく確認しておく必要があります。
開催するウェビナーの規模や必要な機能に合わせて、費用も考慮しつつ自社に最適なツールを選びましょう。当社では、以上を踏まえてZoomのウェビナープランを利用しています。

ウェビナーはカメラとマイクが備わっているパソコンが一台あれば開催は可能ですが、より精度の高いカメラやマイク、モニターを使用することで配信の品質が良くなります。
また、通信環境の整備も必ず行いましょう。Zoomの場合、インターネット回線は最低でも10mbps以上の速度が望ましいです。ウェブサイト上でチェック可能なため、開催数日前までには確認しておきましょう。

また、Web配信では小さい雑音でも大きく聞こえる場合があるため、会議室やご自宅の静かな場所で実施するなど環境への配慮も必要です。

参加申込フォーム、申込お礼メールの作成

参加申込フォームとは、視聴希望者が申し込みを行う際に個人情報などを入力する項目のことです。フォームを設けることで申込者の情報をオンライン上で一括管理できるようになります。

名前、会社名、メールアドレス、電話番号などの基本情報以外にも、自社が集めたい申込者情報(例:部署、役職、事前質問など)も入力項目に設けましょう。
ただし、項目の数が多すぎたりフリー項目が多くなると、登録作業が面倒に感じ、離脱につながることもあるため注意が必要です。

フォーム作成機能だけで見れば、無料で利用できるGoogleフォームから始めると良いでしょう。しかし、将来的に開催頻度や規模を増やしていく予定であれば、フォーム周りの作業やランディングページ(集客ページ)の制作、自動メール配信などを一括で行えるMAツールの活用をおすすめします。

セミナーへ申し込まれた方には、必ず申し込みお礼メールと受講票を発行しましょう。受講票とは、申込内容の確認や当日の視聴方法、視聴用URLを伝えるためのメールのことです。特に開催日時や視聴用URLは、色を変えるなど分かりやすく記載することがポイントです。

また、視聴率を高めるためには、セミナー申し込み状況を伝えるリマインドメールが効果的です。当社の場合は、開催の3営業日前、当日の朝、開始15分前と、計3回リマインドメールを送信しています。

開催後アンケートを作成する

ウェビナー終了後にアンケートを設けることで視聴者の満足度や意見、感想などが収集でき、今後の施策改善につながります。
また、アンケート項目によってはテーマに関連して課題に感じていることなども収集することができ、フォローする際に役に立ちます。
Zoomのウェビナーでは、視聴者が退室する際にアンケートを自動的に表示させることができ、回答者を特定することも可能です。

SALES ROBOTICSで実施しているアンケート内容

当社のウェビナーで回収しているアンケートの一部をお見せします。回答方法はフリー項目ではなく、選択肢形式にすることで回答率向上や結果を分析しやすくなります。

▼アンケート項目(最後の項目以外、全て選択回答形式)

  • セミナーの満足度(4段階)
  • 参加動機
  • 現在抱えている課題
  • 検討時期(半年〜1年単位で選択肢を用意)
  • 興味がある / 視聴したいセミナーのテーマ
  • 当社への希望(資料送付、Web面談、定期的に情報提供など)
  • その他ご要望(フリー項目)

リハーサルを行う

慣れないうちは本番でトラブルが発生しないようきちんと練習しておくことが大切です。
リハーサルは必ず本番環境で行い、動作確認や機材の操作方法など確認しましょう。また、できる限り社内や関係者からフィードバックをもらう機会を設けましょう。

集客

ウェビナーの集客方法は、対象によって変わってきます。自社のハウスリストが対象であれば、メルマガでの集客が中心となるでしょう。一方で新規のリード獲得が目的であれば、イベント情報系のプラットフォームへ掲載やWEB広告の出稿などが主な施策です。
もし、SNS運用をしているのであれば、告知ツイートをするのも良いでしょう。

今回は、コストをかけずに実施できるメルマガ配信の例を交えてご紹介します。

ウェビナー紹介ページの作成

集客を開始する前に、ウェビナーの概要を紹介するフォーム付きウェブページを用意しましょう。また、このような集客用ページをランディングページ(LP)とも呼びます。
集客中はこのページへ誘導し、申し込みを促していくのが一般的です。

一例として、実際に当サイトで掲載しているウェビナーページについて解説を交えてご紹介します。

ウェビナー紹介ページの例

その他ウェビナー紹介ページはこちらをご参考ください。

▼ランディングページを作成するポイント

  • 一目で内容がわかる、または興味を引くようなタイトルを付ける
  • 参加することで解決できる具体的な課題やメリットを明記する
  • どういう課題感を持っている人を対象にしているのかを明確にすることで、
    よりペルソナにあった精度の高い集客が見込める
  • バナー画像は一目で内容がわかる構成にする

自社ハウスリストへのメルマガ配信

前述のとおりウェビナーの集客方法は様々ですが、メルマガ配信は自社が保有する見込み客リストへ案内をするため、有料集客サイトへの掲載によるコスト削減や、ニーズがマッチする担当者の参加が期待できます。
メルマガには、ウェビナーに興味を持ってもらうために概要や視聴するメリットがわかる情報を盛り込みましょう。

初めのうちは、メールの効果測定をすることもおすすめします。タイトルや内容、配信時間帯のABテストを実施し、開封率やクリック率が高かった構成をテンプレート化していくことで、安定した集客が期待できます。

また、1回だけの配信では見逃されることもあるため、適切な配信回数を設定しましょう。当社は基本的に2週間前、1週間前、当日(計3回)のスケジュールで配信しています。
以下に、当社で実際に配信しているメルマガの一例をご紹介します。

ウェビナー集客メールの例

当日の運営

当日は、問い合わせ対応や司会担当など運営スタッフの手配、ウェビナー後すぐに振り返りの時間を設ける必要があります。
また、慣れないうちは、当日に予期せぬトラブルや問題が発生すると焦ってしまいがちです。よくあるトラブルを把握し、解決方法を事前に決めておくことでスムーズな対応ができます。

以下では、当日の運営におけるポイントや注意点などについて解説しています。

運営スタッフの手配

本番中、登壇者が講演に集中できるように、運営スタッフを手配して事務関連、視聴者や申込者からの問い合わせ対応をする必要があります。
必要な役割を洗い出しを洗い出し、誰が何を担当するのかを決めておきましょう。

▼運営スタッフの役割

  • 開始前の待機用スライドの作成
  • 視聴にあたっての注意事項を記載したスライドの作成
  • 機材などの動作確認
  • トラブルを想定し、対策を予め用意
  • 当日のトラブル対応や問い合わせ対応  など

よくあるトラブル

「視聴者用のURLが届いていない」や「視聴できなくなったためアーカイブ公開をしてほしい」といったお問い合わせが来る場合があります。
スムーズに対応するためにも、返信用のテンプレートや解決方法などを決めておきましょう。

以下で、よくあるトラブルと解決方法、未然に防ぐ方法の例をご紹介いたします。

よくあるトラブル トラブル解決方法、防止策
視聴用URLが届いていない ・メルマガ受信拒否をしている申込者がいないかをこまめにチェック

・直前にお問い合わせを頂く場合があるため、事前に返信用テンプレートを用意

アーカイブ動画を公開して欲しい

(後日視聴したい)

・アーカイブ公開可能か社内で事前に確認

・セミナー中にアナウンス

セミナー中音声が聞こえない

・チャット等にて事前確認を促す

・セミナー開始前のスライドにて音楽を流し、対処方法についても案内

・解決方法の案内テンプレートを用意

映像が止まった

・解決方法に関するテンプレートを用意

・アーカイブ動画の案内

QAの仕方がわからない

・チャット等にて質問の仕方を案内

・講演開始前に司会やスライドにて案内

・質問形式を変更

(QAで質問→チャット欄で質問)

アンケートに回答できなかった

・アンケートURLをメールで共有

・案内用テンプレートを用意

ウェビナーの振り返り

今後、より質の高いウェビナーを開催するために、登壇者と運営スタッフで開催後に振り返りを行いましょう。良かった点・反省点などを挙げて、改善提案を考えます。

視聴者から回収した質問やコメント、アンケート内容などをもう一度整理し、次回工夫すべきポイントを洗い出しましょう。

▼振り返りの内容例

  • 目標数値に対しての達成度
  • ウェビナー中の視聴者による質問やリアクションはあったか
  • アンケート結果(満足度、回答の傾向、自由記入欄…)
  • 運営上の改善ポイント
    (進行はスムーズだったのか、トラブル対応はできたのか…)

開催後フォロー

ウェビナーは開催することがゴールではありません。開催後に申込者や視聴者へフォローし、次回ウェビナーへの申込や商談化へと繋げる必要があります。
理想は当日中にフォローすることですが、各社のリソースによって難しい場合もあるため、自社に合う適切なフォロー方法を見つけることが大切です。
以下では、フォローに必要な業務について解説していきます。

申込者情報・アンケート内容の取り込み

申込者を「視聴」「欠席」「アンケート回答者」「資料送付希望者」といったステータスに分けましょう。
またフォローする際には、アンケートの回答をベースにして話を進めることが効果的なため、アンケート結果と回答者情報を結合させ、見える化すると良いでしょう。
参加者情報の管理は、CRMのような顧客管理ツールを活用することで一括管理が容易になります。

フォローメールの配信

ウェビナーテーマの記憶や自社への興味関心度合いが薄まってしまう前に、なるべく当日中にフォローメールを送ることをおすすめします。
以下の通り、フォローメールの内容は宛先によって変えましょう。

▼設定例

  • 視聴者     :視聴御礼メール
  • 欠席者     :欠席のフォローメール
  • 共通      :次回ウェビナーの予告
  • アンケート回答者:登壇スライド資料やアーカイブ動画の送付 など

インサイドセールスまたはフィールドセールスへ引き渡し

社内リソースも限られているため、優先的にフォローすべき対象を選定するルールを決める必要があります。
基本的にはアンケート項目を基に判断しますが、業種・企業規模・役職・部署など属性で分けることもあります。

前述のとおり、アンケート内容に応じたフォローをすることで顧客との関係構築を築きやすくなるため、必要な情報をインサイドセールスやフィールドセールス担当にも共有しましょう。またウェビナー中に答えられなかった質問などあれば、その際に回答しましょう。

最後に、インサイドセールスやフィールドセールスからフォロー後のフィードバックをもらう時間を設けて、改善点を洗い出しましょう。お客さんの生の声やフォローした担当者の感想を共有することで、次回以降より顧客ニーズにフィットするウェビナーを開催する可能性が高まります。

まとめ

以上、ウェビナーを開催するための一連の流れを紹介してきました。
一番重要なのは、企画段階の「目的、ターゲット、テーマ決め」です。顧客視点を持ち、ペルソナの課題やニーズに寄り添ったテーマを設定することを意識しましょう。
ウェビナーを自社で一から開催する担当者さま向けに、ウェビナーの企画〜フォローまでのチェックリストをまとめましたので、是非ご活用ください。

こちらから無料ダウンロードいただけます。

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Written by...スマタイ編集部

スマタイの記事を制作している編集部です。
不定期でマーケティング、インサイドセールス、営業支援に関する最新の情報を発信していきます。

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